11.1. Area Tipologie Documentali

11.1. Area Tipologie Documentali
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Barra selezione tipologia

1. Barra selezione tipologia
Grazie alla barra di selezione della tipologia documentale è possibile avere informazioni sulla tipologia selezionata, oltre al numero totale di documenti archiviati in essa.
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Menu a discesa tipologie

2. Menu a discesa tipologie
Espandendo questo menu a discesa è possibile selezionare la classe documentale (tipologia) desiderata
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Griglia documenti

3. Griglia documenti
Se è stato indicato un valore all'interno del menu delle classi documentali, vengono caricati tutti i documenti relativi alla classe documentale selezionata.
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Barra opzioni

4. Barra opzioni
Di seguito il significato di ogni pulsante:
 
  Se è stato scelto di effettuare l'ordinamento delle colonne questo permette di tornare allo stato di default.
 
  Se cliccato, ricarica e aggiorna la griglia dei documenti.
 
   Questo elemento apre la maschera di archiviazione manuale dei documenti per la tipologia selezionata (8.1.5 Area Tipologie Documentali - Archiviazione manuale di un documento).
 
  Elimina il/i documento/i selezionati nella griglia dall'archivio. I documenti eliminati vengono salvati nel cestino dell'applicativo,  per poterli eventualmente recuperare è necessario contattare l'amministratore di sistema.
 
Consente di spostare il documento selezionato in un'altra tipologia documentale (8.1.6 Tipologie Documentali - Sposta documento)
 
  Consente di esportare tutti i record presenti in griglia in formato excel modificabile.
 
L'insieme di queste due funzioni consente di esportare in modalità massiva i documenti inclusi nell'archivio temporaneo in formato Zip o Pdf; da qualsiasi tipologia documentale selezionare i documenti grazie alla colonna CheckBox (Colonna Selezione), e cliccare su per aggiungerli nell'area temporanea.
Per lanciare l'esportazione dei documenti cliccare su   (8.1.7. Tipologie Documentali - Crea ZIP/PDF)
 
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Colonna menu contestuale documenti

5. Colonna menu contestuale documenti
Selezionando il pulsante appare il menu contestuale con le opzioni disponibili per il documento selezionato.
 
 
- Proprietà documento, consente di accedere alle proprietà del documento come la descrizione completa (8.1.1. Proprietà documento).
- Invia Mail, Consente di inviare il documento selezionato tramite e-mail (8.1.4. Invio documenti via E-mail
- Operazioni sul documento : consente di rinominare il documento archiviato e, se il documento è un PDF, è possibile accodare, allegare file e rimuovere pagine.
Per approfondire le funzionalità di questo menu vedi i link qui sotto:
 
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Colonna inserimento annotazioni

6. Colonna inserimento annotazioni
Questa colonna contiene il pulsante per accedere alla gestione delle annotazioni; se corrisponde a () indica che il documento non contiene annotazioni, invece se il pulsante è () indica che il documento contiene annotazioni.
Se si passa con il mouse sul pulsantre appaiono in corrispondenza del ToolTip le annotazioni inserite.
Ogni annotazione contiene, data e ora di inserimento e l'utente che ha inserito l'annotazione.
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Colonna Selezione

7. Colonna Selezione
Consente di selezionare i documenti dalla griglia per applicare eventuali modifiche/opzioni dalla barra opzioni (Barra Opzioni).
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Opzioni su documento

 
8. Opzioni su documento
Le opzioni disponibili vengono visualizzate in riga per ogni documento:
 
    Colonna Selezione
  Colonna menu contestuale
Colonna Note
La cartellina consente di visualizzare le cartelle in cui il documento è presente, cliccando sulla cartella appare un tool tip con i link alle cartelle.
In questo caso possiamo vedere che il documento è presente nella cartella "Wolterskluver_Test\Notifica WKI"; se clicco sul link il sistema ARKon apre la cartellina corrispondente. Se il documento è presente su più cartelle viene mostrata la lista di tutte le cartelle che contengono il documento.
l'icona del documento oltre a indicare il tipo di file (in questo caso un pdf), se cliccata, consente di scaricare il file in download senza aprire il file.
 
Cliccando invece sul nome file il documento viene lanciato in apertura sull' appropriato visualizzatore installato sul computer o dispositivo; se il documento è stato revisionato è possibile vedere la revisione di riferimento (in questo caso è la revisione "Rev.2")
 
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Apertura area ricerca

 
9. Apertura area ricerca
Il pulsante qui evidenziato consente di aprire l'interfaccia di ricerca dei documenti come da immagine sottostante; per approfondire controllare il pannello di ricerca (8.1.2. Pannello di ricerca documenti)
 
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Apertura personalizzazione griglia

 
10. Apertura personalizzazione griglia
Il pulsante qui sopra apre il pannello che permette di personalizzare la visualizzazione delle colonne in griglia. ( 8.1.3. Preferenze visualizzazione griglia documenti)
 
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Opzione di apertura/chiusura pannello cartelline/fascicoli

 
11. Opzione di apertura/chiusura pannello cartelline/fascicoli
Consente di chiudere o aprire il pannello delle cartelline o fascicoli
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Genera PdD

12. Genera PdD
Questo pulsante risulta attivo solo se la classe documentale selezionata ha documenti versati nel sistema di conservazione: in questo caso consente di generare un Pacchetto di Distribuzione (PdD) contente tutti i documenti selezionati in griglia documenti (Griglia Documenti)
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Conservazione

13. Conservazione
Questa colonna indica lo stato di conservazione dei documenti:
 
Documento non conservato.
Documento conservato.